KOMUNIKĀCIJA VEIDO REPUTĀCIJU

Domājot par šīs sadaļas virsrakstu, nācās aizkavēties mazliet ilgāk, nekā sākumā bija domāts. Tas tāpēc, ka komunikācijas kontekstā ir ļoti grūti “izraut” kaut ko vienu svarīgāko un ielikt to priekšplānā. Ja man jautātu, kas ir komunikācija, es viennozīmīgi atbildētu: “Komunikācija!”, jo komunikācija ir pārdomāts un plānots notikumu, procesu un rīcību kopums, vienots kodols, kura darbība ietekmē visu komunikācijas gaitu.

Pirms aptuveni 20 gadiem daudzi rauca uzacis: sak’, kāpēc vispār jārunā un jāformulē komunikācija, ja tā notiek tik un tā pati par sevi, bet šobrīd atbilde šķiet gluži vienkārša – komunikācija, kas netiek plānota un formulēta, nesniedz gaidīto rezultātu.

Turklāt, plānveidīgi komunicējot, mēs varam sniegt informāciju gan par labajiem darbiem, gan par neveiksmēm. Jā, arī neveiksmes (tagad to bieži sauc par krīžu komunikāciju) ir jākomunicē, tādējādi pasniedzot notikušo patiesā traktējumā un atņemot iespēju izplatīties baumām, sagrozītai (apzināti un neapzināti) un nepatiesai informācijai.

Mēs varam paveikt ļoti daudz labu lietu un lielus darbus, taču, ja par tiem nepastāstīsim savām mērķgrupām, tie paliks nepamanīti vai daļēji pamanīti, līdz ar to viss lielais veikums un ieguldītie līdzekļi tikai daļēji sniegs gaidītos rezultātus un sabiedrības izpratni.

Komunicējot mēs ilgtermiņā veidojam reputāciju vai, var teikt arī, ka, ilgtermiņā komunicējot, veidojam labu reputāciju. Mīts ir uzskats, ka tikai ar labiem darbiem mēs veidojam pozitīvu tēlu. Arī pareizi un laikus nokomunicēta krīzes situācija mērķgrupām parādīs, ka esam gatavi uzņemties atbildību, izskaidrot situāciju un pats svarīgākais – ka mums nav vienalga.

Iekšējā komunikācija – kolektīva iekšējais skaistums

Sabiedriskajās attiecībās (SA; angliski – public relations, saīsināti PR) visbiežāk pieņemts runāt par iekšējo un ārējo komunikāciju. Pats svarīgākais, ko arī uzsver sabiedrisko attiecību guru ASV, kas skaitās komunikācijas un SA dzimtene, – labi veidota iekšējā komunikācija vistiešākajā veidā ir saistīta ar ārējo komunikāciju. Proti, lojāls darbinieks, kurš ir pašvaldības vizītkarte ne tikai darba laikā, bet arī ārpus tā, vienmēr iestāsies par savu pašvaldību, neizplatīs apzinātas baumas, zinot, ka tas kaitē paša darbavietai un pašvaldībai kopumā, aizstāvēs tās reputāciju utt.

Kas ir lojāls darbinieks un kā viņš par tādu kļūst? Lojāls darbinieks = novērtēts un informēts darbinieks. Turklāt novērtējums ne vienmēr ir materiāls.

Savukārt informēts darbinieks vienmēr būs palīgs situācijās, kad notiks saskarsme komunikācijā gan ar citiem darbiniekiem, gan iedzīvotājiem. Patiesa un savlaicīga informācija ir labas reputācijas pamatakmens.

Lojalitāti veido piederības izjūta, ko savukārt var vairot ar iekšējās komunikācijas pasākumiem – gan formālajiem, gan neformālajiem. Ikdienas darbā sapulces šķiet pašsaprotama lieta, bet nenovērtējiet par zemu arī neformālos pasākumus! Tā nav tikai izklaide, bet gan iespēja darbiniekiem komunicēt mazliet nepiespiestākā gaisotnē, turklāt ne tikai citam ar citu, bet arī ar vadību. Tādēļ, kaut neilgu laiku, taču neformālajos pasākumos ir jāpiedalās arī vadībai.

Jau minēju, ka lojāls un apmierināts darbinieks ir pašvaldības vizītkarte gan darba laikā, gan ārpus tā. Domes darbinieki ir tie, no kuriem iedzīvotāji visbiežāk sagaida informāciju, tāpēc ir tik svarīgi, lai tieši darbinieki un deputāti būtu informēti par jaunumiem, notikumiem, svarīgākajiem procesiem, kā arī, neapšaubāmi, par problēmām.

Arī iekšējā komunikācijā var rasties krīzes situācija, piemēram, ilgstoši ignorējot kādus apstākļus, kas neapmierina darbiniekus, vai turot viņus informatīvajā “badā”. Šādās situācijās visbiežāk mēdz aktivizēties neformālie līderi, kuri izplata tādu informāciju, kādu viņi uzskata par vajadzīgu vai pareizu.

Krīzes situācija iekšējā komunikācijā nozīmē to, ka darbinieku neapmierinātība pieaugs un viņi agrāk vai vēlāk lūkosies pēc citas darbavietas. Mūsdienās ir dārgi zaudēt labu un apmācītu speciālistu.

Tāpēc iekšējā komunikācijā noteikti jāorganizē gan formālie, gan neformālie pasākumi. Pie formālajiem – populārākajiem, neapšaubāmi, pieder sapulces (katru rītu, katru nedēļu, katru mēnesi, pēc nepieciešamības, tikai vadībai, tikai darbiniekiem, visiem kopā utt. – ņemot vērā reālo situāciju un vajadzības); e–pasts; intranets (iekšējais tīkls, kas var būt modificēts atbilstoši konkrētās pašvaldības vajadzībām un ieskatiem par efektīvu saziņu); “prāta vētras” – sapulces ideju ģenerēšanai gan jaunos projektos, gan, iespējams, problēmsituācijas risināšanai, saziņai ar sabiedrību, tālākai rīcībai; sarunas lielākā vai mazākā lokā; statistiskai informācijai – ziņojumu dēļi tikai darbiniekiem pieejamās telpās; skype; whatsapp u.c. Mazāk populārs instruments iekšējā komunikācijā ir kolektīva izdevums (avīze), kurā tiek atspoguļoti aktuālākie jautājumi (jaunie darbinieki, jauni rīkojumi un dokumenti, kas attiecas uz darbiniekiem, tālruņu numuri un cita kontaktinformācija u.c.). Tas ir mazāk populārs tāpēc, ka šāda izdevuma veidošanai nepieciešams diezgan daudz laika, un, tā kā tas visbiežāk tiek drukāts uz printeriem – diez vai būtu pieskaitāms pie ekonomiski izdevīgākajiem rīkiem sabiedriskajās attiecībās, turklāt visu iepriekš minēto ir iespējams pastāstīt, izmantojot citus komunikācijas instrumentus.

Ārējā komunikācija – “seja”, ko redz visi

Kā minēju sākumā, mēs varam paveikt daudz un dažādus labus darbus, bet ar to nepietiek. Par tiem ir jāpastāsta savas pašvaldības (organizācijas, uzņēmuma, iestādes utt.) mērķgrupām – iedzīvotājiem, uzņēmumiem, nevalstiskajām organizācijām, medijiem, valsts pārvaldei, valdībai, ārvalstu sadarbības partneriem u.c. Lai to izdarītu efektīvi, nepieciešama mērķgrupu segmentācija un atbilstoša ārējās komunikācijas instrumenta (kanāla) izvēle.

Šobrīd līderi ārējā komunikācijā pašvaldībās ir mājaslapas un pašvaldību informatīvie izdevumi. Mājaslapa ir pirmais, par ko cilvēks iedomājas, kad vēlas uzzināt kaut ko jaunu par domes darbu un dzīvi pašvaldībā kopumā. Tāpēc informācijai mājaslapā jābūt aktuālai un patiesai, neaizmirstot par akurātu latviešu valodu.

Lai pašvaldību mājaslapas padarītu pārskatāmākas no struktūras viedokļa, Ministru kabineta noteikumi Nr. 171 reglamentē, kādām sadaļām jābūt iekļautām pašvaldību interneta vietnēs. Tomēr par to izvietojumu un vizuālo noformējumu katra pašvaldība var lemt pati.

Šajos noteikumos minēta arī sadaļa “Viegli lasīt”, tomēr sīkāk nekas nav paskaidrots, tāpēc LPS aicināja pie sevis viesos speciālistus, kuri pārzina vieglo valodu un palīdzēja izskaidrot, kas tad īsti ar to domāts. Videokonferences ierakstu varat noskatīties LPS interneta vietnē (videokonferences nosaukums: Videokonference par interneta mājaslapu pieejamību un vieglo valodu pašvaldību mājaslapās).

Pašvaldību informatīvie izdevumi nu jau kļuvuši populāri visā valstī, tomēr sakarā ar paredzētajiem grozījumiem dažos likumos un reģionālās preses spraigo aktivitāšu dēļ šoreiz par to nerunāsim. Svarīgi uzsvērt, ka pašvaldību izdevumi pirmām kārtām paredzēti pieņemto lēmumu un skaidrojumu, saistošo noteikumu un nolikumu, projektu, plānoto un realizēto darbu, pašvaldības iestāžu, struktūrvienību un kapitālsabiedrību darbu un aktivitāšu atspoguļošanai. Attiecībā uz noteikumu un nolikumu publicēšanu jāuzsver, ka nereti ir svarīgi pievienot arī speciālistu skaidrojumu, tādējādi palīdzot iedzīvotājiem mazināt neziņu, vairot izpratni, izprast būtību.

Svarīgi arī pašvaldību izdevumā nodrošināt viedokļu plurālismu, sniedzot iedzīvotājiem iespēju uzzināt vairākus viedokļus.

Ir ļoti daudz un dažādu iespēju komunicēt ar iedzīvotājiem un pārējām ārējās komunikācijas mērķgrupām, piemēram, sociālie tīkli, tikšanās, videokonferences, ziņojumu dēļi u.c. Jebkurš pareizi izvēlēts komunikācijas veids ir labs, lai veidotu pēc iespējas aktīvāku atgriezenisko saikni ar iedzīvotājiem.

Ļoti būtiski arī veikt iedzīvotāju aptaujas, lai noskaidrotu viņu viedokli par komunikāciju, informētību un citiem aktuāliem jautājumiem. Aptauju rezultāti palīdz labāk izprast iedzīvotāju vēlmes, tādējādi vēl precīzāk pielāgojot komunikācijas līdzekļus viņu vajadzībām.

Šīs sadaļas noslēgumā jāpiemin arī komunikācija ar medijiem. Pirms pāris gadiem SA profesionāļi ASV uzsāka diskusiju, vai sensenais instruments – preses relīzes (paziņojumi medijiem) vēl ir “dzīvs”, un paši nonāca pie secinājuma, ka tas joprojām ir vispopulārākais rīks, lai savu informāciju nodotu masu medijiem, proti, žurnālistiem. Tad nu klausīsim lielmeistariem un par aktuālāko preses relīžu veidā ziņosim arī žurnālistiem! Galvenais nosacījums – informācijai ir jābūt ziņas vērtai.

Sabiedrisko attiecību speciālists – universālais kareivis…

…jeb arī cilvēks orķestris. Apzīmējumu ir daudz, un tas nozīmē tikai to, cik plašs ir SA speciālista pienākumu klāsts – gan tie, kas minēti darba aprakstā (iekšējā un ārējā komunikācija), gan visi pārējie mazie un ne tik mazie papildu darbiņi. SA speciālistam visbiežāk ir jāveido komunikācija, pašvaldības informatīvais izdevums, mājaslapa un jāadministrē sociālie tīkli, kas dažbrīd popularitātē un mērķgrupas sasniegšanā apsteidz citus iepriekš minētos instrumentus.

Par sabiedrisko attiecību speciālista profesijas nozīmību liecina arī par šīm pašvaldību vēlēšanām pieejamā statistika, jo astoņi Latvijas pašvaldību SA speciālisti ievēlēti par pašvaldības deputātiem. Par Kandavas novada pašvaldības vadītāju kļuvusi Inga Priede, kura ilgus gadus vadīja Talsu novada Sabiedrisko attiecību nodaļu. Par domes priekšsēdētāja vietniecēm ievēlēta agrākā Līvānu novada domes Sabiedrisko attiecību un ārējo sakaru daļas vadītāja Ginta Kraukle un Viesītes novada pašvaldības sabiedrisko attiecību un jaunatnes lietu, bet vēlāk projektu administratore Laura Liepiņa. Deputātu statusu ieguvušas Jaunjelgavas novada domes sabiedrisko attiecību speciāliste Evija Vectirāne, Jēkabpils pilsētas pašvaldības sabiedrisko attiecību speciāliste Elīna Serkova (deputāte Krustpils novadā), Neretas novada pašvaldības sabiedrisko attiecību speciāliste Agnese Rutka, Alūksnes novada pašvaldības sabiedrisko attiecību speciālists Druvis Mucenieks un agrākais Skrīveru novada pašvaldības sabiedrisko attiecību speciālists Arvis Upīts (deputāts Aizkraukles novadā). Jāpiebilst, ka deputātos iekļuvis arī Priekuļu novada pašvaldības IT speciālists Normunds Kažoks, kurš ir nākamajā lappusē redzamās fotoilustrācijas autors.

Lai SA speciālists varētu kvalitatīvi pildīt savus tiešos pienākumus un veiksmīgi veidot pašvaldības un domes tēlu, viņam tieši tāpat kā pārējiem darbiniekiem jābūt informētam par aktualitātēm, notiekošajiem procesiem, paveikto un plānoto. Turklāt SA speciālists būtu jāuztver kā vadības līmeņa darbinieks – lielākajos uzņēmumos par to pat nešaubās, bet pašvaldībās nereti tas izraisa izbrīnu, kaut gan ir tikai pašsaprotami, ka cilvēks, kurš informāciju “iznes” ārpasaulē, kā arī dalās ar to iekšējās komunikācijas procesos, ir labi un pat ļoti labi informēts un vairāk vai mazāk erudīts visos ar pašvaldības darbu saistītos jautājumos.

LPS – mūsdienīga organizācija

Latvijas Pašvaldību savienība ir izveidojusi tīkliņu sistēmu (attiecīgās jomas speciālistu sanāksmes, ko koordinē un organizē LPS padomnieki), un man ir prieks, ka arī pašvaldību sabiedrisko attiecību speciālisti reizi gadā atsaucas LPS aicinājumam un sanāk kopā uz divu dienu semināru, lai smeltos jaunas zināšanas un dalītos savā pieredzē. Šo tradīciju saglabāsim un kopsim (2016. gada tikšanās Mālpilī un arī 2017. gada seminārs Bauskā videoierakstā pieejams LPS Youtube kanālā).

Tāpat ir patiess prieks, ka ik nedēļu pašvaldību sabiedrisko attiecību speciālisti sasaucas elektroniskajā vidē, tādējādi radot kopības un kopienas izjūtu. Šī tradīcija aizsākās pēc LPS SA speciālistu semināra Mālpilī. Tagad katru nedēļu kāds no kolēģiem visiem pārējiem “spalvas brāļiem un spalvas māsām” Latvijā izsūta sasaukšanās e–vēstuli. Šīs sasaukšanās ir ne tikai skaista un sirsnīga, bet tajā pašā laikā arī profesionāli noderīga un unikāla tradīcija.

Latvijas Pašvaldību savienība ir organizācija, kas savā darbā plaši izmanto jaunākās interneta tehnoloģijas un ievieš modernus un optimālus risinājumus ārējā komunikācijā, tādējādi sniedzot iespēju pašvaldību speciālistiem un citiem interesentiem apgūt jaunas zināšanas un dalīties pieredzē.

Latvijas Pašvaldību savienība ļoti aktīvi praktizē videokonferenču organizēšanu par dažādām jomām un tēmām. Videokonferenču ierakstus iespējams noskatīties LPS interneta vietnē www.lps.lv, kā arī LPS Youtube videokanālā. Tāpat cenšamies ierakstīt arī visus LPS izbraukuma seminārus, konferences un citus pasākumus, lai arī tie, kuri pasākumā nepiedalījās klātienē, varētu “piedalīties” vēlāk un sev ērtā laikā.

Lai nodrošinātu visas šīs funkcijas, LPS izveidojusi inovatīvu mājaslapu, kurā ik nedēļu tiek rādīta kāda tiešraide, tās laikā skatītāji var uzdot jautājumus, tādējādi veicinot atgriezenisko saikni. Izveidots arī notikumu kalendārs, kurā iespējams redzēt, kur konkrētajā dienā dodas padomnieki (tas bieži atvieglo darbu medijiem, ja žurnālisti kādā pasākumā, sanāksmē vai sēdē vēlās satikt kādu no LPS padomniekiem). Tāpat izveidots ļoti plašs videoarhīvs, kurā lielākoties pieejami videokonferenču ieraksti, tomēr ir arī citi video, piemēram, LPS izbraukuma notikumi.

Katru nedēļu iznāk Infolapa, kurā pieejama informācija par LPS darbību, komitejām, sēdēm, videokonferencēm, pasākumiem, projektiem, ziņas no ministrijām, dažādām iestādēm un pašvaldībām. Informāciju publicēšanai Infolapā pašvaldības aicinātas sūtīt uz e–pasta adresi: [email protected]. LPS mājaslapas sadaļā ŽURNĀLS LOGS/INFOLAPAS ir ievietotas arī visas līdz šim iznākušās Infolapas.

Savukārt reizi mēnesī iznāk žurnāls “LOGS”, ko veido manas kolēģes Gunta Klismeta un Daina Oliņa. Šajā izdevumā tiek apkopota visa aizvadītā mēneša svarīgākā informācija par LPS darbību, tās padomnieku profesionālie raksti par aktualitātēm dažādās valsts nozarēs, kā arī cita informācija, kas būtiska pašvaldību ikdienas darbā. Kopš 2017. gada žurnāls “LOGS” ieguvis vēl modernākas aprises un pārgājis elektroniskā izdevuma formātā. Arī ar žurnāla arhīvu varat iepazīties LPS interneta vietnē, sadaļā ŽURNĀLS LOGS/INFOLAPAS.

Ja vēlaties saņemt abus vai vienu no šiem izdevumiem, LPS interneta vietnē iespējams pieteikties šo elektronisko izdevumu saņemšanai.

LPS ir biedrība, kas ļoti aktīvi iesaistās dažādos procesos, pasākumos un notikumos arī ārpus Latvijas, tāpēc būtiska ir klātesamība un komunikācija sociālajos tīklos. LPS pieejams šādos sociālajos tīklos: Twitter (@lps_lv, @LPSBrux – LPS pārstāvniecība Briselē, Facebook (šeit pieejama arī atsevišķa lapa pašvaldību sabiedrisko attiecību speciālistiem) un Youtube.

Runāt un rakstīt par komunikāciju var ļoti daudz. Tā ir joma, kas prasa ne tikai punktualitāti, bet arī inovāciju pārzināšanu, kreativitāti, bet tajā pašā laikā arī klasisko vērtību “kopšanu”. Vienmēr jāatceras, ka mūsu mērķgrupas ir mūsu sabiedrotie un, jo vairāk mēs ar tām komunicēsim, jo lielāku uzticamību pret sevi veidosim.

LPS 2016. gada 15. decembrī nosvinēja 25 gadu jubileju, un šim nozīmīgajam pasākumam par godu tika izveidots arī videosižets – neliels vēsturisks atskats par Latvijas Pašvaldību savienības pastāvēšanas gadiem. Arī šis video ir pieejams LPS interneta vietnē un Youtube kanālā. Aicinu ikvienu doties šajā astoņu minūšu mūsu kopīgi paveiktā darba ceļojumā!

Lai mums visiem arī turpmāk kopā tikpat labi viss izdodas!