Rīga 10°C, skaidrs, bez nokrišņiem, ZA vējš 3m/s
Ceturtdiena, 2024. gada 02. maijs 00:46
Vārda dienas: Sigmunds, Zigismunds, Zigmunds
Komunikācija ir viens no būtiskākajiem elementiem un spēcīgākajiem ieročiem jebkurās attiecībās – vai tās būtu attiecības starp cilvēkiem, starp cilvēkiem un valsti, tās iestādēm, vai arī starp cilvēkiem un tiem tuvāko pārvaldes institūciju, pašvaldību, un tās iestādēm. No tā, kā mēs komunicējam savā starpā, ir atkarīgs, kādas veidojas savstarpējās attiecības. Kāpēc tas ir svarīgi? Tāpēc, ka komunikācija ir pārdomāts un plānots notikumu, procesu un rīcību kopums, vienots kodols, kura darbība ietekmē visu komunikācijas gaitu.
Vēl pirms aptuveni 20 gadiem komunikācijai reputācijas un tēla veidošanā netika piešķirta tik ievērojama loma kā patlaban, jo valdīja pārliecība, ka komunikācija notiek pati no sevis. Tomēr komunikācija, kas netiek plānota un formulēta, nesniedz gaidīto rezultātu. Vēl jo vairāk, nepareizi īstenota komunikācija labi domātas lietas un procesus var pavērst pretējā virzienā.
Turklāt, plānveidīgi komunicējot, mēs varam sniegt informāciju gan par labajiem darbiem, gan par neveiksmēm. Tikpat svarīgi kā komunicēt par veiksmes stāstiem, ir komunicēt arī par neveiksmēm jeb īstenot tā saukto krīzes komunikāciju. Tādējādi iespējams savlaicīgi pasniegt notikušo patiesā traktējumā un atņemt iespēju izplatīties baumām, (apzināti un neapzināti) sagrozītai un nepatiesai informācijai. Šajā gadījumā ir būtiski negaidīt, līdz problēma samilzusi un sagrozītas informācijas plūsmu ir grūti apturēt: pat ja situācija nav patīkama, par to ir jākomunicē savlaicīgi, apsteidzot iespējamās baumas un sagrozītas informācijas izplatīšanos. Tā var ne tikai pasargāt savu reputāciju, bet arī saņemt novērtējumu par atbildīgu, atklātu rīcību.
Komunicējot mēs ilgtermiņā veidojam reputāciju, vai, var teikt arī, ilgtermiņā komunicējot, veidojam labu reputāciju. Mīts ir uzskats, ka tikai ar labiem darbiem var veidot pozitīvu tēlu. Arī pareizi un laikus komunicēta krīzes situācija mērķgrupām parādīs, ka esam gatavi uzņemties atbildību, izskaidrot situāciju un, pats svarīgākais, ka mums nav vienalga.
Iekšējā komunikācija: nedrīkst novērtēt par zemu
Sabiedriskajās attiecībās būtiska ir ne tikai ārējā komunikācija – tas, kā organizācija prezentē sevi pārējai sabiedrībai, – bet arī iekšējā komunikācija, kas ļoti cieši korelē ar ārējo komunikāciju un palīdz veidot pozitīvu publisko tēlu. Proti, lojāls darbinieks, kurš ir organizācijas vizītkarte ne tikai darba laikā, bet arī ārpus tā, vienmēr iestāsies par savu darbavietu, neizplatīs apzinātas baumas, zinot, ka tas kaitē paša darbavietai un pašvaldībai kopumā, aizstāvēs tās reputāciju utt.
Kas ir lojāls darbinieks, un kā viņš par tādu kļūst? Lojāls darbinieks – novērtēts un informēts darbinieks. Turklāt novērtējums ne vienmēr ir materiāls.
Informēts darbinieks vienmēr būs palīgs situācijās, kad notiks saskarsme komunikācijā gan ar citiem darbiniekiem, gan iedzīvotājiem. Patiesa un savlaicīga informācija ir labas reputācijas pamatakmens.
Lojalitāti veido piederības izjūta, ko savukārt var vairot ar iekšējo komunikāciju – gan formālo, gan neformālo. Ja ikdienas darbā sapulces šķiet pašsaprotama lieta, tad nevajadzētu par zemu novērtēt arī neformālos pasākumus. Tā nav tikai izklaide, bet gan iespēja darbiniekiem komunicēt mazliet nepiespiestākā gaisotnē, turklāt ne tikai citam ar citu, bet arī ar vadību. Tādēļ kaut neilgu laiku, taču neformālajos pasākumos ir jāpiedalās arī vadībai.
Ja lojāls un apmierināts darbinieks ir pašvaldības vizītkarte gan darba laikā, gan ārpus tā, tad pašvaldības domes darbinieki ir tie, no kuriem iedzīvotāji visbiežāk sagaida informāciju, tāpēc ir tik svarīgi, lai tieši darbinieki un deputāti būtu informēti par jaunumiem, notikumiem, svarīgākajiem procesiem, kā arī, neapšaubāmi, par problēmām.
Arī iekšējā komunikācijā var rasties krīzes situācija, piemēram, ilgstoši ignorējot kādus apstākļus, kas neapmierina darbiniekus, vai turot viņus informatīvā “badā”. Šādās situācijās visbiežāk mēdz aktivizēties neformālie līderi, kuri izplata tādu informāciju, kādu viņi uzskata par vajadzīgu vai pareizu, taču tā vai nu pilnībā nesaskan, vai ir attālināti atbilstoša reālajai situācijai.
Krīzes situācija iekšējā komunikācijā nozīmē to, ka darbinieku neapmierinātība pieaugs un viņi agrāk vai vēlāk lūkosies pēc citas darbavietas. Mūsdienās ir dārgi zaudēt labu un apmācītu speciālistu.
Tāpēc iekšējā komunikācijā noteikti jāorganizē gan formālie, gan neformālie pasākumi. Pie formālajiem, populārākajiem pieder:
– sapulces (katru rītu, katru nedēļu, katru mēnesi, pēc nepieciešamības, tikai vadībai, tikai darbiniekiem, visiem kopā utt. – ņemot vērā reālo situāciju un vajadzības);
– e–pasts (regulāra aktuālās informācijas izsūtīšana darbiniekiem, iepriekš nosakot konkrētu regularitāti: reizi nedēļā, reizi divās nedēļās vai tml.);
– intranets (iekšējais tīkls, kas var būt modificēts atbilstoši konkrētās pašvaldības vajadzībām un ieskatiem par efektīvu saziņu);
– “prāta vētras” (sapulces ideju ģenerēšanai gan jaunos projektos, gan, iespējams, problēmsituācijas risināšanai, saziņai ar sabiedrību, tālākai rīcībai; sarunas lielākā vai mazākā lokā);
– statistiskai informācijai – ziņojumu dēļi tikai darbiniekiem pieejamās telpās;
– Skype; Whatsapp; MS Teams u. c.
Mazāk populārs instruments iekšējā komunikācijā ir kolektīva izdevums (avīze), kurā tiek atspoguļoti aktuālākie jautājumi (jaunie darbinieki, jauni rīkojumi un dokumenti, kas attiecas uz darbiniekiem, tālruņu numuri un cita kontaktinformācija u. c.). Tas ir mazāk populārs, jo šāda izdevuma veidošanai nepieciešams diezgan daudz laika, un, tā kā tas visbiežāk tiek drukāts, diez vai būtu pieskaitāms pie ekonomiski izdevīgākajiem rīkiem sabiedriskajās attiecībās, turklāt visu iepriekš minēto ir iespējams pastāstīt, izmantojot citus komunikācijas instrumentus.
Ārējā komunikācija – “seja”, ko redz visi
Kā jau sākumā minēts, var paveikt daudz un dažādus labus darbus, bet ar to nepietiek. Par tiem ir jāpastāsta savas pašvaldības (organizācijas, uzņēmuma, iestādes utt.) mērķgrupām – iedzīvotājiem, uzņēmumiem, nevalstiskajām organizācijām, medijiem, valsts pārvaldei, valdībai, ārvalstu sadarbības partneriem u. c. Lai to izdarītu efektīvi, nepieciešama mērķgrupu segmentācija un atbilstoša ārējās komunikācijas instrumenta (kanāla) izvēle.
Šobrīd līderi ārējā komunikācijā pašvaldībās ir interneta vietnes un pašvaldību informatīvie izdevumi. Vietne ir pirmais, par ko cilvēks iedomājas, kad vēlas uzzināt kaut ko jaunu par organizācijas darbu un dzīvi novadā kopumā. Tāpēc informācijai vietnē jābūt aktuālai un patiesai, neaizmirstot par akurātu latviešu valodu.
Lai pašvaldību vietnes padarītu pārskatāmākas no struktūras viedokļa, Ministru kabineta noteikumi Nr. 455 (šeit) reglamentē, kādai ir jābūt kārtībai informācijas ievietošanai iestādes vietnē. Tomēr par to izvietojumu un vizuālo noformējumu katra pašvaldība var lemt pati.
Liela popularitāte savulaik bija pašvaldību informatīvajiem izdevumiem, tomēr 2020. gadā Saeima atbalstīja grozījumus likumā “Par pašvaldībām”, ieviešot izmaiņas vietvaru informatīvo izdevumu ieviešanā. Taču joprojām pašvaldību izdevumi kalpo pašvaldības un to iestāžu pieņemto lēmumu un skaidrojumu, saistošo noteikumu un nolikumu, projektu, plānoto un realizēto darbu, pašvaldības iestāžu, struktūrvienību un kapitālsabiedrību darbu un aktivitāšu atspoguļošanai. Attiecībā uz noteikumu un nolikumu publicēšanu jāuzsver, ka nereti ir svarīgi pievienot arī speciālistu skaidrojumu, tādējādi palīdzot iedzīvotājiem mazināt neziņu, vairot izpratni izprast būtību. Svarīgi arī pašvaldību izdevumā nodrošināt viedokļu daudzveidību, sniedzot iedzīvotājiem iespēju uzzināt vairākus viedokļus.
Ir ļoti daudz un dažādu iespēju komunicēt ar iedzīvotājiem un pārējām ārējās komunikācijas mērķgrupām, piemēram, sociālie mediji (Twitter, Facebook, LinkedIn un citi), tikšanās, videokonferences, ziņojumu dēļi u. c. Jebkurš pareizi izvēlēts komunikācijas veids ir labs, lai veidotu pēc iespējas aktīvāku atgriezenisko saikni ar iedzīvotājiem.
Ļoti būtiski arī periodiski veikt iedzīvotāju aptaujas, lai noskaidrotu viņu viedokli par komunikāciju, informētību un citiem aktuāliem jautājumiem. Aptauju rezultāti palīdz labāk izprast iedzīvotāju vēlmes, tādējādi vēl precīzāk pielāgojot komunikācijas līdzekļus viņu vajadzībām.
Nozīmīga ir komunikācija ar medijiem. Lai gan periodiski kāds aktualizē diskusiju par to, vai preses relīzes joprojām ir rīks sabiedrības sasniegšanai ar mediju starpniecību, līdz šim nozares profesionāļu vairākums ir pārliecināts: par aktualitātēm preses relīzes veidā ir jāziņo medijiem. Galvenais nosacījums: informācijai ir jābūt ziņas vērtai.
Sabiedrisko attiecību speciālists – atslēga komunikācijai
Sabiedrisko attiecību speciālista darbs neaprobežojas tikai ar preses relīžu sagatavošanu vai komentāru sniegšanu organizācijas vārdā. Mūsdienās sabiedrisko attiecību speciālista pienākumu klāsts ir ļoti plašs – gan tie, kas minēti darba aprakstā (iekšējā un ārējā komunikācija), gan visi pārējie mazie un ne tik mazie papildu darbi, kas dažkārt var aizņemt arī stundas ārpus darba laika (tā gan noteikti nedrīkst būt norma, un gadījumos, ja objektīvu iemeslu dēļ jāstrādā ārpus darba laika, jāvienojas par kompensējošiem mehānismiem). Sabiedrisko attiecību speciālistam visbiežāk ir jāveido komunikācija, pašvaldības informatīvais izdevums, vietne un jāadministrē sociālie tīkli, kas dažbrīd popularitātē un mērķgrupas sasniegšanā apsteidz citus iepriekš minētos instrumentus.
Lai sabiedrisko attiecību speciālists varētu kvalitatīvi pildīt savus tiešos pienākumus un veiksmīgi veidot pašvaldības un domes tēlu, viņam, tieši tāpat kā pārējiem darbiniekiem, jābūt informētam par aktualitātēm, notiekošajiem procesiem, paveikto un plānoto. Turklāt komunikācijas speciālists būtu jāuztver kā vadības līmeņa darbinieks: lielākajos uzņēmumos par to pat nešaubās, bet pašvaldībās nereti tas izraisa izbrīnu, kaut gan ir tikai pašsaprotami, ka cilvēks, kurš informāciju “iznes” ārpasaulē, kā arī dalās ar to iekšējā komunikācijā, ir labi un pat ļoti labi informēts un vairāk vai mazāk erudīts visos ar pašvaldības darbu saistītos jautājumos.
LPS ir biedrība, kas iet solī ar mūsdienu komunikācijas tendencēm
Latvijas Pašvaldību savienība ir organizācija, kas savā darbā plaši izmanto jaunākās interneta tehnoloģijas un ievieš modernus un optimālus risinājumus ārējā komunikācijā, tādējādi sniedzot iespēju pašvaldību speciālistiem un citiem interesentiem apgūt jaunas zināšanas un dalīties pieredzē.
Latvijas Pašvaldību savienība ļoti aktīvi praktizē videokonferenču organizēšanu par dažādām jomām un tēmām. Videokonferenču ierakstus iespējams noskatīties LPS interneta vietnē www.lps.lv, kā arī LPS YouTube videokanālā. Pirms Covid tika ierakstīti arī visi LPS izbraukuma semināri, konferences un citi pasākumi, lai arī tie, kuri tajos nepiedalījās klātienē, varētu “piedalīties” vēlāk un sev ērtā laikā. LPS ir atvērta ieteikumiem par tēmām, ko būtu svarīgi izskatīt kādā no videokonferencēm.
Lai nodrošinātu visas šīs funkcijas, LPS uztur tīmekļvietni, kurā regulāri tiek raidītas tiešraides no semināriem, sanāksmēm un citiem pasākumiem. Veicinot atgriezenisko saikni, tiešraižu laikā skatītājiem ir iespējams uzdot jautājumus. Izveidots arī notikumu kalendārs, kurā var redzēt, kas konkrētajā dienā notiek Pašvaldību savienībā. Tāpat pieejams ļoti plašs videoarhīvs, kurā pieejami videokonferenču un LPS izbraukumu pasākumu ieraksti.
Katru nedēļu iznāk informatīvais izdevums INFOLOGS, kurā pieejama informācija par LPS darbību, komitejām, sēdēm, videokonferencēm, pasākumiem, projektiem, ziņas no ministrijām, dažādām iestādēm un pašvaldībām. Informāciju publicēšanai INFOLOGĀ pašvaldības aicinātas sūtīt uz e–pasta adresi [email protected]. INFOLOGS iznāk elektroniski, tiek ievietots LPS vietnē, izsūtīts pašvaldībām, to vadītājiem, izpilddirektoriem, sabiedrisko attiecību speciālistiem un ikvienam, kurš to vēlas. LPS vietnes sadaļā INFOLOGS ir ievietotas visas līdz šim iznākušās publikācijas.
LPS ir biedrība, kas ļoti aktīvi iesaistās dažādos procesos, pasākumos un notikumos arī ārpus Latvijas, tāpēc būtiska ir klātesamība un komunikācija sociālajos tīklos. LPS pieejams šādos sociālajos tīklos: Twitter (@lps_lv, @LPSBrux – LPS pārstāvniecība Briselē, Facebook un YouTube.
To, cik būtiska loma ir savlaicīgai, pareizi īstenotai un pārdomātai komunikācijai, pieradījis šis nebūt ne vieglais laiks – Covid–19 pandēmija, kas aizsākās 2020. gada sākumā. Tā ieviesusi ne mazums izmaiņu mūsu ikdienas paradumos, palēninājusi ekonomiku un mainījusi arī līdzšinējos komunikācijas paradumus. Virkne sarežģījumu, kas bija un joprojām ir jāpārvar, tomēr operatīvi reaģējot un pielāgojoties, stiprinājusi komunikācijas lomu, un, palēnām izejot no pandēmijas, savu pieredzi papildināsim ar tām prasmēm, kas nostiprinājās tieši šajā sarežģītajā laikā.
Laikraksta redakcija atrodas Mazā Pils ielā 1, Rīga LV-1050
Redakcijas e-pasta adrese: [email protected]
Lursoft laikrakstu bibliotēkā pieejami raksti no 01.01.2018 līdz 20.08.2021