- Kā sagatavoties arhīva pārbaudei
Latvijas Nacionālā arhīva pārbaude ir iespēja pārliecināties, vai institūcijas dokumenti ir pienācīgi uzskaitīti, saglabāti un atrodami. Kādi trūkumi pārbaudēs atklājas un kam pievērst uzmanību, lai sakārtotu gan papīra, gan elektronisko dokumentu pārvaldību?
- Kā sagatavot amata aprakstu
Skaidri formulēts amata apraksts palīdz sadalīt pienākumus un mazina strīdu risku starp darbinieku un darba devēju. Kad šis dokuments ir obligāts, kas tajā jāiekļauj un kā to grozīt? Lai amata apraksts būtu praktiski izmantojams, svarīgi nošķirt normatīvo aktu prasības no jautājumiem, kurus darba devējs var izlemt pats.
- Dokumentu aprites shēmas lietvedībā
Ikvienā organizācijā ikdienā tiek saņemti, sagatavoti, saskaņoti, parakstīti, nosūtīti un uzglabāti dažādi dokumenti. Lai dokumenti nepazustu, netiktu apstrādāti vairākkārt vai nepamatoti kavētos pie kāda darbinieka, ir nepieciešama pārdomāta un skaidra dokumentu aprites kārtība. Kā praktiski nodrošināt ērtu dokumentu apriti starp iesaistītajiem darbiniekiem un nodaļām?
- Darba līguma grozījumi: nepieciešamie dokumenti
Darba attiecību laikā var mainīties gan darbinieka pienākumi, gan darba samaksa, darba laiks, darba vieta un citi līguma nosacījumi. Šādos gadījumos ir svarīgi ne tikai savstarpēji vienoties par izmaiņām, bet arī tās pareizi noformēt un dokumentēt. Skaidrojam, kādi dokumenti ir nepieciešami darba līguma grozījumu noformēšanai un kā tos sagatavot tā, lai izmaiņas būtu juridiski korektas un darba devēja dokumentu aprite – sakārtota.
- Kā labot kļūdas dokumentu numerācijā
Dokumentu numerācijas kļūdas ir salīdzinoši bieži sastopamas, un normatīvie akti neparedz labošanas veidu. Svarīgākais ir nodrošināt, lai dokumentu uzskaite būtu izsekojama, nepārprotama un loģiska, kā arī lai būtu iespējams pamatot, kāpēc numerācija ir labota.
- Vai skenēts dokuments ir atvasinājums?
Arvien biežāk rodas nepieciešamība papīra dokumentus izmantot elektroniski, tāpēc tie tiek ieskenēti vai nofotografēti ar telefonu. Tas ir ērti un saprotami: dokuments redzams, paraksts saskatāms, datni var pievienot iesniegumam vai pavadvēstulei un to parakstīt. Taču rodas būtisks jautājums – vai pievienotā datne ir tikai dokumenta attēls vai dokumenta atvasinājums ar juridisku spēku?
2026/07/15,
iTiesības, Dr.oec. Ieva Kalve, Rīgas Stradiņa universitātes docente, organizāciju vadības un dokumentu pārvaldības speciāliste
- Vai e-adrese ir obligāta saziņā ar valsti?
Valsts un pašvaldību iestādes saziņā ar juridiskām personām vienlaikus mēdz izmantot vairākus komunikācijas kanālus – oficiālo e-adresi, e-pastu un specializētās informācijas sistēmas, piemēram, VID elektroniskās deklarēšanas sistēmu vai Būvniecības informācijas sistēmu. Tas ne vien patērē laiku, bet arī rada virkni jautājumu. Nav skaidrs, kurš kanāls ir prioritārs, vai dokumentus iestādēm drīkst sūtīt e-pastā un kādos gadījumos e-adreses lietošana ir obligāta.
- Vai līgumā noteikti jābūt paraksta zonai?
Vai līgumā obligāti jābūt norādītai paraksta zonai, ja tas tiek parakstīts ar drošu elektronisko parakstu?
2026/06/29,
iTiesības, Nataļja Puriņa, SIA "TEGOS zvērinātu advokātu birojs", zvērināta advokāte
- Elektronisko līgumu rekvizīti: nepieciešamie un liekie
Elektroniski parakstīti līgumi kļūst par ikdienu. Daudzas organizācijas joprojām izmanto līdzšinējo papīra līguma veidni arī elektroniskai parakstīšanai. Tas nav gluži nepareizi, tomēr elektroniskajā dokumentā var saglabāties elementi, kas vairs nav nepieciešami vai pat rada neskaidrības. Kuri rekvizīti elektroniski parakstītā līgumā ir obligāti, no kuriem var atteikties un kam pievērst īpašu uzmanību?
2026/06/25,
iTiesības, Dr.oec. Ieva Kalve, Rīgas Stradiņa universitātes docente, organizāciju vadības un dokumentu pārvaldības speciāliste
- Datora, telefona un citu ierīču nodošana darbiniekam – kā dokumentēt?
Darbinieku nodrošināšana ar dažādām darbam nepieciešamām ierīcēm vairs nav nekāds jaunums. Mobilie telefoni un portatīvie datori tiek izsniegti ne tikai ērtas komunikācijas nodrošināšanai, bet galvenokārt darba pienākumu operatīvai izpildei. Vai darba devējs drīkst uzticēt darbiniekam ierīci bez rakstiskas vienošanās un pieņemšanas–nodošanas akta, vai tomēr tas ir jādokumentē?
- Datora, telefona un citu ierīču nodošana darbiniekam – kā dokumentēt?
Darbinieku nodrošināšana ar dažādām darbam nepieciešamām ierīcēm vairs nav nekāds jaunums. Mobilie telefoni un portatīvie datori tiek izsniegti ne tikai ērtas komunikācijas nodrošināšanai, bet galvenokārt darba pienākumu operatīvai izpildei. Vai darba devējs drīkst uzticēt darbiniekam ierīci bez rakstiskas vienošanās un pieņemšanas–nodošanas akta, vai tomēr tas ir jādokumentē?
- Elektronisko līgumu rekvizīti: nepieciešamie un liekie
Elektroniski parakstīti līgumi kļūst par ikdienu. Daudzas organizācijas joprojām izmanto līdzšinējo papīra līguma veidni arī elektroniskai parakstīšanai. Tas nav gluži nepareizi, tomēr elektroniskajā dokumentā var saglabāties elementi, kas vairs nav nepieciešami vai pat rada neskaidrības. Kuri rekvizīti elektroniski parakstītā līgumā ir obligāti, no kuriem var atteikties un kam pievērst īpašu uzmanību?
2026/06/12,
iTiesības, Dr.oec. Ieva Kalve, Rīgas Stradiņa universitātes docente, organizāciju vadības un dokumentu pārvaldības speciāliste
- Kā noteikt izmaiņas darba pienākumos?
Vai izmaiņas darba pienākumos var noteikt tikai ar rīkojumu? Vai obligāti jāgatavo grozījumi darba līgumā? Kādas sekas ir situācijā, ja darba devējs jaunos pienākumus noteicis tikai rīkojumā?
2026/06/09,
iTiesības, Karīna Platā, konsultante darba tiesībās un personāla dokumentu pārvaldībā
- Atbrīvošanās no papīra dokumentiem: ko drīkst un ko nedrīkst?
Arvien vairāk organizāciju dokumentus sagatavo elektroniski, paraksta ar drošu elektronisko parakstu un arhivē elektroniskā formā. Tomēr iepriekšējos gados sagatavotie dokumenti, kad elektroniskais paraksts vēl nebija plaši izmantots, lielākoties joprojām ir pieejami tikai papīra formātā. Tas īpaši attiecas uz personāla dokumentiem, piemēram, darba līgumiem. Turklāt, lai arī daudzi darbinieki mūsdienās lieto elektronisko parakstu, ieraduma dēļ darba līgumi un citi dokumenti bieži vien tiek parakstīti un glabāti tradicionāli – drukātā veidā. Tādēļ būtiski zināt dokumentu digitalizācijas iespējas un oriģinālu iznīcināšanas kārtību.
2026/05/22,
iTiesības, Jolanta Brilte, lietvedības speciāliste, SIA ''Latvijas tālmācības profesionālais centrs'' lektore
- Darbs ir pabeigts: kā pareizi izbeigt terminētu darba līgumu
Kā izbeigt darba attiecības un kura būs pēdējā darba diena, ja darba līgums noslēgts uz noteiktu laiku? Atbilde ir vienkārša, ja beigu datums paredzēts jau pašā darba līgumā. Tomēr uz noteiktu laiku noslēgta darba līguma termiņš var arī nebūt precīzi nosakāms, jo tas ir saistīts ar konkrētā darba pabeigšanas faktu. Piemēram, darba tiesisko attiecību izbeigšanas pamats var būt aizvietotā darbinieka atgriešanās pēc ilgstošas slimošanas, sezonas darbu pabeigšana vai jauna darbinieka pieņemšana vakantajā amatā.
2026/05/08,
iTiesības, Karīna Platā, konsultante darba tiesībās un personāla dokumentu pārvaldībā
- Kā pāriet uz digitālu personāla dokumentu lietvedību
Ar personāla dokumentu arhivēšanu nereti sāk nodarboties tikai tad, kad mapju kaudzes jau draud apgāzties vai skapjos vairs nav vietas. Taču problēmas būtība nav vis plauktos, bet gan lēmumos un paradumos: ko organizācija dokumentē, kāpēc to dara un kādā formā. Ja skaidru atbilžu uz šiem jautājumiem nav, dokumenti dublējas, apjoms aug un laiks paiet “papīru apkalpošanā”, nevis darbā ar cilvēkiem vai organizācijas attīstīšanā. Skaidrojam, kā pāriet uz digitālu personāla dokumentu lietvedību.
2026/04/10,
iTiesības, Dr.oec. Ieva Kalve, Rīgas Stradiņa universitātes docente, organizāciju vadības un dokumentu pārvaldības speciāliste
- Kāpēc personas lietas ir jāpārskata
Personas lietas Latvijā ir joma, kurā uzņēmumi bieži vien paši sev rada papildu darbu un pēc tam mēdz vainot normatīvos aktus. Tipiska aina – biezas mapes, neskaitāmas kopijas un dažādi “katram gadījumam” sagatavoti dokumenti, sarežģīta meklēšana un vēl sarežģītāka glabāšana. Tas viss tērē resursus – darbinieku laiku, telpu, papīru, mapes un plauktus – un rada kļūdu un datu aizsardzības riskus. Kāpēc personas lietas ir jāpārskata? Skaidrojam!
2026/03/11,
iTiesības, Dr.oec. Ieva Kalve, Rīgas Stradiņa universitātes docente, organizāciju vadības un dokumentu pārvaldības speciāliste
- Personāla dokumentu obligātais minimums
Par personāla dokumentu jomu Latvijā radies iespaids, ka tā ir sarežģīta, fragmentēta un ar paaugstinātu risku. Tādēļ daudzos uzņēmumos tiek veidots ievērojami plašāks dokumentu klāsts, nekā to paredz normatīvie akti un nepieciešamība. Personāla vadītāji un grāmatveži tērē laiku dokumentu sagatavošanai, parakstīšanai, uzskaitei un glabāšanai, bieži balstoties pieņēmumos un iepriekšējā pieredzē, vai rīkojas drošības labad, jo nezina, kā īsti ir pareizi. Kādi personāla dokumenti uzņēmumā nepieciešami?
2026/02/11,
iTiesības, Dr.oec. Ieva Kalve, Rīgas Stradiņa universitātes docente, organizāciju vadības un dokumentu pārvaldības speciāliste
- Kur glabāt ārvalstu darbinieku dokumentus?
Ja ārvalsts darbinieks uz noteiktu laiku strādā Latvijā, pēc kuras valsts normatīvajiem aktiem ir jāsaglabā šī darbinieka dokumenti – Latvijas vai tās valsts, no kurienes darbinieks šeit ir atbraucis? Vai varbūt jāievēro abu valstu normatīvie akti? Pētām!
- Kurš parakstīja dokumentu – cilvēks, robots vai neviens?
Mūsdienās lielākā daļa dokumentu top elektroniski jeb, vienkāršāk sakot, izmantojot datortehniku un/vai specializētu programmatūru. Līdz ar to aktuāls ir jautājums – kurš uzņemas atbildību par dokumentu? Vai dokumentu ir veidojis un e-parakstījis cilvēks? Vai arī to ģenerējusi sistēma, un juridisko spēku nodrošina uzņēmuma e-zīmogs vai iepriekšēja vienošanās par automātiski ģenerētu dokumentu atzīšanu? Šīs atšķirības izpratne ir pamats korektai dokumentu izstrādei un apritei, kā arī kļūdu mazināšanai.
2026/01/08,
iTiesības, Dr.oec. Ieva Kalve, Rīgas Stradiņa universitātes docente, organizāciju vadības un dokumentu pārvaldības speciāliste
